Штрафы KSeF с 1 января 2027 года: за что и сколько

С 1 января 2027 года в Польше начинают применяться денежные штрафы за нарушения в KSeF (Krajowy System e-Faktur, Национальная система электронных фактур). Верхняя граница высокая: до 100% суммы налога, показанного на фактуре, которая была выставлена вне системы, а если налог на фактуре не выделен, до 18,7% от общей суммы к оплате по этой фактуре. За 2026 год таких штрафов нет: Минфин прямо писал, что в начальный период обязательной работы системы денежные штрафы не применяются и что нормы о штрафах не действуют задним числом. Одновременно 31 декабря 2026 года заканчиваются два переходных послабления, которыми пользовались самые маленькие фирмы и продавцы с кассой. Ниже разбор: за что именно штрафуют по art. 106ni ustawy o VAT, кто и в каком порядке накладывает штраф, как работают аварийные режимы и что имеет смысл проверить до конца года. Правила и суммы проверены на сентябрь 2026 года.

Откуда взялась дата 1 января 2027 года

Систему запустили 1 января 2022 года, и первые годы она была полностью добровольной. Обязательный этап растянули на несколько ступеней, а штрафы отодвинули почти на год после старта обязанности: сначала все переходят, потом включается ответственность. Поэтому 1 января 2027 года это не дата старта системы, а дата, с которой у налоговой появляется инструмент денежного наказания.

С 1 января 2027 года система касается любого предпринимателя, который выставляет фактуры фирмам, с первого же месяца работы, так что при регистрации бизнеса это надо учитывать сразу: базовые шаги мы разбирали в материале про то, как открыть JDG в Польше.

Что заканчивается 31 декабря 2026 года

В переходных нормах ustawy o VAT прописаны три послабления: одно уже истекло, два действуют до конца 2026 года. Именно они объясняют, почему часть предпринимателей до сих пор спокойно выставляет бумажные фактуры и почему с января этот вариант исчезает.

Послабление art. 145l: уже история

С 1 февраля по 31 марта 2026 года налогоплательщики, формально обязанные выставлять faktury ustrukturyzowane, могли выставлять обычные электронные или бумажные фактуры, если суммарная стоимость их продажи вместе с налогом не превысила в 2024 году 200 000 000 zl. Реально обязаны были только крупнейшие компании страны, а для JDG и небольших фирм обязанность началась 1 апреля 2026 года.

Послабление art. 145m: микролимит 10 000 zl в месяц

Это та норма, из-за которой многие микрофирмы в 2026 году так и не начали выставлять фактуры через систему. Она разрешает выставлять обычные электронные или бумажные фактуры, если суммарная стоимость продажи вместе с суммой налога, задокументированная такими фактурами, выставленными в данном месяце, меньше либо равна 10 000 zl. Три момента, которые чаще всего понимают неправильно.

• Порог считается помесячно. Это не годовой оборот и не лимит освобождения от VAT: складывают суммы по фактурам за календарный месяц.
• Право теряется навсегда, а не до конца месяца. По art. 145m ust. 2 оно пропадает начиная с той фактуры, которой порог превышен, и именно эту фактуру уже надо выставить в KSeF. Минфин объясняет прямо: если в следующем месяце вы снова уложились в 10 000 zl, это уже не имеет значения, все дальнейшие фактуры идут через KSeF.
• В лимит входят не все продажи. В него засчитываются только те фактуры, которые обязательно должны выставляться в KSeF.

Что не входит в лимит 10 000 zl

В лимит не входят: фактуры для консументов, упрощённые фактуры до 450 zl и продажа, задокументированная только парагонами с kasy rejestrującej (кассовый аппарат, фискальная касса). То есть реальный месячный оборот фирмы может быть заметно больше 10 000 zl, а лимит при этом не превышен.

Послабление art. 145n: фактуры с кассы и paragony z NIP

С 1 февраля по 31 декабря 2026 года разрешено выставлять, во-первых, электронные или бумажные фактуры при помощи kas rejestrujących, во-вторых, paragony fiskalne (кассовые чеки), признанные фактурой по art. 106e ust. 5 pkt 3, то есть paragon z NIP на сумму до 450 zl или 100 евро. Стоимость продажи по фактурам, выставленным при помощи kas rejestrujących, в лимит не входит (art. 145n ust. 2).

С 1 января 2027 года это право заканчивается: по официальному разъяснению, фактуры с касс должны попадать в систему, если они выставляются налогоплательщикам. Если у вас розница с кассой и вы выставляете фактуры фирмам, перестроить процесс надо до 31 декабря 2026 года.

За что именно штрафуют: три нарушения из art. 106ni

Список наказуемых ситуаций в art. 106ni ust. 1 закрытый, их ровно три, и два из них касаются не самого факта выставления фактуры вне системы, а того, что происходит после.

1. Вопреки обязанности не выставил faktura ustrukturyzowana через KSeF (art. 106ni ust. 1 pkt 1). Фактура, которая по закону должна была уйти в систему, выставлена в обычной программе, в таблице или на бумаге.
2. Выставил фактуру не по опубликованному образцу (art. 106ni ust. 1 pkt 2). Речь о фактурах, выставленных во время awarii KSeF (авария системы, art. 106ne ust. 1 lub 3), во время niedostępności KSeF (запланированная недоступность, art. 106ne ust. 4) или в режиме offline (art. 106nda ust. 1). Соответствовать опубликованному wzór (официальный образец структуры) нужно в режиме offline24, при аварии из BIP и при плановой недоступности. Исключение это полная авария, объявленная в СМИ: по art. 106ng фактуру тогда выставляют на бумаге или как обычную электронную.
3. Не отправил фактуру в KSeF в установленный срок (art. 106ni ust. 1 pkt 3). Отсылки идут к art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 и art. 106nh ust. 1. Воспользоваться аварийным режимом законно, а забыть дослать документ в систему это отдельное наказуемое нарушение.

Третий пункт на практике самый коварный. Режим offline доступен постоянно и не требует обоснования, но каждая такая фактура создаёт обязанность с коротким сроком, и просрочка по ней штрафуется отдельно.

Сколько: до 100% и до 18,7%

В законе указаны две базы расчёта, и какая из них применяется, зависит от того, выделен ли на фактуре налог.

• Если на фактуре показана сумма налога: до 100% суммы этого налога.
• Если фактура без выделенного налога: до 18,7% от kwoty należności ogółem (общая сумма к оплате), показанной на этой фактуре.

Обе величины считаются от конкретной фактуры, выставленной вне KSeF. Слово «до» здесь ключевое: это верхняя граница, а конкретный размер устанавливается решением. Минимальная сумма штрафа в art. 106ni не установлена, и официальных критериев, по которым определяется размер внутри границы, не опубликовано. Предсказать точную сумму заранее нельзя.

Пример с условными числами, чтобы был понятен порядок величин. Фактура, на которой показана сумма налога 2300 zl, а общая сумма к оплате 12 300 zl: если она выставлена вне KSeF вопреки обязанности, верхняя граница штрафа по ней 2300 zl. Второй условный пример: фактура без выделенной суммы налога на 12 300 zl, здесь база другая, и верхняя граница это 18,7% от 12 300 zl, то есть 2300,10 zl. Цифры взяты для иллюстрации расчёта, а не как прогноз решения.

Как налагают штраф

Процедура описана в art. 106ni ust. 2, 3, 5, 6 и 7, и в ней есть несколько важных для предпринимателя деталей.

Решение naczelnika urzędu skarbowego

Штраф налагает naczelnik urzędu skarbowego (начальник налоговой инспекции) в форме решения, то есть w drodze decyzji. Никакого автоматического начисления в системе нет: нужно решение и производство по делу. Поступления от штрафа являются доходом государственного бюджета.

Срок уплаты: 14 дней

Штраф уплачивается без вызова со стороны naczelnika, на банковский счёт соответствующего urzędu skarbowego, в срок 14 дней со дня вручения решения (art. 106ni ust. 3). Отдельного напоминания или платёжного документа ждать не нужно, срок начинает течь от вручения решения.

Какие процедурные правила применяются

В неурегулированной части применяются нормы działu IVA Kodeksu postępowania administracyjnego (Кодекс административного производства), это art. 106ni ust. 5, а к самому производству применяются соответственно нормы działu IV Ordynacji podatkowej (Налоговый кодекс Польши), это ust. 6. Дело ведётся как обычное производство со своими процессуальными правами сторон, а не как техническое начисление.

Уголовно-налоговая ответственность

По art. 106ni ust. 4 при неисполнении обязанностей по art. 106ga ust. 1, art. 106nda ust. 2, art. 106nf ust. 4 i art. 106nh ust. 2 не возбуждается производство по делам о przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe (налоговые преступления или налоговые проступки). За эти нарушения предусмотрен денежный штраф по art. 106ni, а не уголовно-налоговое дело.

Аварийные режимы и offline24: когда выставить вне системы законно

Закон предусматривает несколько ситуаций, в которых фактуру можно законно выставить вне KSeF, и у каждой свой срок досылки. Именно нарушение этих сроков попадает под третий пункт art. 106ni ust. 1.

Tryb offline24

Это добровольный режим, доступный постоянно: он не требует ни объявления аварии, ни какого-либо обоснования. Налогоплательщик может выставить фактуру в электронном виде по образцу, опубликованному на основании art. 106gb ust. 8, а затем обязан niezwłocznie, то есть незамедлительно и не позднее чем на следующий рабочий день после дня выставления, отправить её в KSeF для присвоения номера (art. 106nda ust. 2).

Фактуру, переданную покупателю вне KSeF, нужно пометить двумя кодами: кодом по art. 106gb ust. 5, который даёт доступ к фактуре в KSeF, и кодом, обеспечивающим подлинность происхождения и целостность содержания (ust. 6), для которого нужен certyfikat KSeF typu 2 (ust. 7). Корректировка к offline-фактуре выставляется только после присвоения исходной фактуре номера KSeF (ust. 12).

По art. 106nda ust. 16, если faktura ustrukturyzowana отправлена в KSeF позже даты, указанной на ней как дата выставления, она тоже считается фактурой из режима offline, со всеми требованиями этого режима.

Даты в этом режиме считаются по особому правилу, и оно же действует во всех аварийных режимах. Дата выставления это дата, указанная налогоплательщиком на самой фактуре по art. 106e ust. 1 pkt 1 (art. 106nda ust. 10), на практике поле P_1 структуры. Дата получения это дата присвоения фактуре номера в KSeF, а если фактура передана покупателю из art. 106gb ust. 4 вне KSeF, то дата фактического получения её покупателем (art. 106nda ust. 11).

Awaria KSeF, объявленная в BIP

Minister właściwy do spraw finansów publicznych публикует в Biuletynie Informacji Publicznej (публичный информационный бюллетень ведомства) сообщения о возникновении и окончании аварии, и именно они определяют её период. Те же сообщения идут через oprogramowanie interfejsowe. В период аварии фактуры выставляются в электронном виде по образцу и передаются покупателю согласованным способом, а если фактура передана вне KSeF, применяются соответственно art. 106nda ust. 6 и 7, то есть те же два кода и тот же certyfikat.

Срок досылки: 7 рабочих дней со дня окончания аварии, указанного в сообщении об окончании аварии (art. 106nf ust. 4). Отдельно предусмотрен случай наложения аварий: если в течение срока досылки опубликовано сообщение о новой аварии, срок считается заново, от дня окончания следующей аварии (art. 106nf ust. 5).

Awaria całkowita, объявленная в средствах массовой информации

Этот режим применяется, когда сообщение невозможно опубликовать в BIP: тогда министр публикует его в СМИ, и сообщения о возникновении и окончании аварии там определяют её период. Ключевое отличие: обязанности досылать фактуры в KSeF в этом случае нет, art. 106nf ust. 7 прямо исключает применение ust. 4-6. Аналогично art. 106nha pkt 2: если такое сообщение появилось после выставления offline-фактуры, но до её отправки, её в KSeF не отправляют.

Niedostępność KSeF, то есть плановые работы

Министр публикует в BIP информацию о периоде недоступности KSeF, например о плановых технических работах. В этот период налогоплательщик выставляет фактуры в электронном виде по образцу, и к ним применяются соответственно art. 106nda ust. 4-15, то есть те же правила о двух кодах, о сертификате и о датах выставления и получения (art. 106nh ust. 4). Срок досылки: не позднее следующего рабочего дня после дня окончания периода недоступности (art. 106nh ust. 2 в редакции ustawy z 5 sierpnia 2025 r.).

Что ещё меняется с 1 января 2027 года

Штрафы это не единственное, что включается в январе.

Номер KSeF в платежах

Art. 108a ustawy o VAT (mechanizm podzielonej płatności, механизм разделённого платежа, при котором в komunikacie przelewu вместо обычного номера фактуры указывается номер, идентифицирующий фактуру в KSeF) и art. 108g применяются к платежам, совершённым с 1 января 2027 года. Основание: art. 17 ustawy z 16 czerwca 2023 r. в редакции ustawy z 5 sierpnia 2025 r. В 2026 году обязанности указывать номер KSeF в платежах нет.

Что вводит art. 108g: покупатель, зарегистрированный как podatnik VAT czynny, который оплачивает фактуру другому podatnikowi VAT czynnemu переводом (polecenie przelewu) или другим инструментом, позволяющим указать назначение платежа, обязан указать номер, идентифицирующий фактуру в KSeF, либо identyfikator zbiorczy (сводный идентификатор, присваиваемый системой набору фактур). При polecenie zapłaty эта обязанность лежит на выставителе фактуры. Правило не применяется к фактурам, не введённым в KSeF в связи с сообщениями об аварии по art. 106ne ust. 1 i 3.

Новая редакция нормы о парагонах

С 1 января 2027 года меняется art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT: вводится формулировка «wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny z każdej sprzedaży». Это art. 1 pkt 30 ustawy z 16 czerwca 2023 r., который вступает в силу 1 stycznia 2027 r. вместе с нормами о штрафах. Для розницы это второй повод пересмотреть процессы до конца 2026 года.

Чего с 2027 года НЕ вводят

Вокруг январской даты в интернете много лишнего, поэтому отдельно: обязательные załączniki (приложения к фактуре) и обязательные kody QR с 1 января 2027 года не вводятся. Załącznik остаётся добровольным и доступен с 1 февраля 2026 года после zgłoszenia do Szefa KAS, а kody QR обязательны с самого начала обязательного KSeF, а не с 2027 года.

Кого обязанность не касается и после 2027 года

Часть исключений в законе постоянные и не заканчиваются вместе с переходными нормами. По art. 106ga ust. 2 обязанность выставлять faktury ustrukturyzowane не касается нескольких групп фактур. Первая: фактуры налогоплательщика, у которого в Польше нет ни siedziby działalności gospodarczej (место нахождения бизнеса), ни stałego miejsca prowadzenia działalności (постоянное место ведения деятельности), а также фактуры налогоплательщика без siedziby, чьё stałe miejsce в Польше не участвует в данной поставке. Вторая: фактуры в рамках procedur szczególnych (особые процедуры, dział XII rozdziały 7, 7a, 9). Третья: фактуры консументу, то есть osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Четвёртая: случаи, определённые rozporządzeniem на основании art. 106s. Тогда выставляются обычные электронные или бумажные фактуры (ust. 3), а иностранные налогоплательщики могут пользоваться KSeF добровольно (ust. 4).

Последний пункт раскрыт в rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. (Dz. U. 2025 poz. 1740), которое действует с 1 февраля 2026 года: там перечислены, в частности, проезд по платной автостраде, перевозка лиц при документировании фактурой в форме разового билета и услуги, освобождённые от НДС по art. 43 ust. 1 pkt 7 и 37-41 (финансовые и страховые). Список составлен по видам операций, а не по видам фирм, поэтому относится ли ваша услуга к освобождённым, стоит спросить у бухгалтера или в urzędzie skarbowym. Это же касается смешанных моделей работы, о которых мы писали в материале про ryczalt и работу по B2B.

Что сделать до 31 декабря 2026 года

Дальше по шагам, в том порядке, в каком задачи удобнее закрывать.

1. Проверьте, попадаете ли вы ещё под послабление 10 000 zl

Если в каком-то месяце 2026 года продажа вместе с налогом по фактурам, которые обязательно должны идти в KSeF, была меньше либо равна 10 000 zl, вы могли выставлять бумажные фактуры. С 1 января 2027 года это послабление исчезает полностью, независимо от оборота.

2. Войдите в KSeF и убедитесь, что доступ работает

Для JDG ничего подавать не нужно: у налогоплательщика, являющегося osobą fizyczną, первичное собственническое право (uprawnienie właścicielskie, право владельца в системе) присвоено автоматически. Вход через Profil Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny или kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Формуляр ZAW-FA (заявление о предоставлении прав в KSeF) нужен только субъектам, не являющимся физическими лицами, например spółkom без kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, а также когда в квалифицированной подписи нет данных NIP и PESEL.

Если Profil Zaufany у вас ещё не оформлен, начните с него: без электронной идентификации не получится ни войти в систему, ни выдать права бухгалтеру. Порядок оформления мы разбирали в материале про Profil Zaufany для иностранца.

3. Скачайте certyfikat KSeF

Certyfikat KSeF бывает двух типов. Typ 1 служит для уведомления личности (uwierzytelnienie) в системе, в том числе в сессиях interaktywnej и wsadowej. Typ 2 необходим, чтобы пометить фактуру кодом, подтверждающим личность выставителя, при выставлении фактур в режимах offline. Скачивать сертификаты можно с ноября 2025 года, использовать для входа с 1 февраля 2026 года. Срок действия не дольше 2 лет от даты выдачи или от указанной налогоплательщиком даты начала. Если допускаете, что когда-нибудь выставите фактуру в режиме offline, certyfikat typu 2 нужен заранее, а не в момент сбоя.

4. Выберите инструмент для выставления фактур

Бесплатные инструменты Минфина: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (веб-версия, производственная с 1 февраля 2026 года, позволяет выставлять, получать и просматривать фактуры и управлять правами), aplikacja mobilna KSeF и e-mikrofirma (бесплатный сервис для микрофирм) в e-Urzędzie Skarbowym: она позволяет привязать существующий аккаунт к KSeF, выставлять фактуры и переносить полученные фактуры в учёт VAT, вход через login.gov.pl или mObywatel. Альтернатива: коммерческая программа, интегрированная с API KSeF 2.0.

5. Дайте доступ бухгалтеру или biuru rachunkowemu

В urząd skarbowy для этого ничего подавать не нужно. Права выдаются электронно внутри системы, в Aplikacji Podatnika KSeF или в коммерческой программе: вкладка прав, функция Nadaj uprawnienie. Типы прав: выставление фактур, просмотр фактур, управление правами. Право можно дать не каждому сотруднику бюро отдельно, а целому субъекту, который дальше сам делегирует права своим сотрудникам. Отозвать права может тот, у кого есть право управления правами. Заодно проверьте, что бухгалтер видит нужные документы до сезона отчётности: это упрощает и текущий VAT, и годовую декларацию PIT.

6. Протестируйте выставление фактуры до конца 2026 года

Минфин даёт тестовую среду (wersja testowa) для проверки интеграции и передачи фактур, а также предпродуктивную среду Demo, которая позволяет смоделировать реальные процессы выставления и получения фактур без правовых последствий.

7. Если продаёте через kasę fiskalną, перестройте процесс

Право выставлять фактуры при помощи kas rejestrujących вне KSeF и признавать paragon z NIP до 450 zl упрощённой фактурой заканчивается 31 декабря 2026 года, а art. 111 ust. 3a pkt 1 получает новую редакцию про обязанность выставить и выдать покупателю paragon fiskalny с каждой продажи.

8. Если планируете фактуры с załącznikiem, подайте zgłoszenie

Zgłoszenie о намерении выставлять и передавать в KSeF фактуры с приложением подаётся Szefowi KAS исключительно через konto w e-Urzędzie Skarbowym, на котором указан актуальный адрес электронной почты или номер телефона. Выставлять такие фактуры можно только после получения подтверждения. Załącznik допустим только для операций со сложным количеством данных в единицах измерения, количествах или ценах нетто. Проверьте заодно, что контактные данные в e-Urzędzie Skarbowym актуальны, по той же логике, что и в истории с адресом для e-Doreczenia.

9. Подготовьтесь к номеру KSeF в платежах

С 1 января 2027 года чинный плательщик VAT, оплачивающий фактуру другому чинному плательщику VAT, обязан указывать в переводе номер KSeF фактуры либо identyfikator zbiorczy, генерируемый системой для набора фактур. Это касается и обычных переводов, и mechanizmu podzielonej płatności. Если платежи делает не один человек, договоритесь заранее, откуда берётся этот номер. И общий совет: январь это месяц накладывающихся обязанностей у предпринимателя в Польше, от налоговых до взносов ZUS, поэтому задачи по KSeF лучше закрыть в декабре.

Частые вопросы

Нужно ли выставлять фактуры для физлиц через KSeF?

Нет. Обязанность по art. 106ga ust. 1 не касается фактур на rzecz nabywcy, являющегося osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (art. 106ga ust. 2 pkt 4), в этом случае выставляется обычная электронная или бумажная фактура (ust. 3). Официальная формулировка Минфина: выставление фактур B2C в KSeF добровольно, как до 1 февраля 2026 года, так и после. Фактуры для физлиц, которые ведут деятельность, но покупают на частные нужды, тоже можно выставлять в KSeF добровольно.

Входят ли фактуры для консументов в лимит 10 000 zl?

Нет. В лимит входят только фактуры, которые обязательно надо выставить в KSeF, а фактуры для консументов, упрощённые фактуры до 450 zl и продажа, задокументированная только парагонами с kasy rejestrującej, в него не входят. С 1 января 2027 года сам лимит перестаёт иметь значение, потому что art. 145m заканчивается.

Что с иностранными контрагентами?

Фактура для иностранного клиента выставляется в KSeF, а потом передаётся получателю согласованным способом, например в PDF, с кодом QR, содержащим номер KSeF. Обязанность не касается налогоплательщиков без siedziby и без stałego miejsca prowadzenia działalności в Польше (art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2), они могут делать это добровольно. Фактуры, полученные от иностранных поставщиков, в KSeF не отправляются: система касается выставления фактур, а не закупок у иностранных партнёров.

Что с kasą fiskalną и парагонами с NIP?

Paragony fiskalne через KSeF не проводятся: система касается исключительно фактур. До 31 декабря 2026 года действует право выставлять фактуры при помощи kas rejestrujących вне KSeF, а paragon fiskalny z NIP до 450 zl признаётся упрощённой фактурой и может выставляться вне системы (art. 145n ustawy o VAT). С 2027 года фактуры с касс должны попадать в систему, если они выставляются налогоплательщикам.

Можно ли исправить уже выставленную фактуру?

Редактировать или удалить фактуру в KSeF нельзя, ошибка исправляется только фактурой-корректировкой, и количество корректировок к одной фактуре не ограничено. Если фактура выставлена на неверного покупателя, выставляется корректировка до нуля для ошибочного NIP и новая фактура для правильного контрагента. Корректировка к фактуре из режима offline выставляется только после того, как исходной фактуре присвоен номер KSeF (art. 106nda ust. 12).

Контрагент требует PDF, что делать?

Можно выслать. Продавец вправе передать фактуру вне системы согласованным способом, например по электронной почте, если снабдит её кодом QR с номером KSeF. Основание: art. 106gb ust. 5, обязанность пометить фактуру кодом при передаче покупателю вне KSeF. Визуализация не обязана выглядеть как образец Минфина, может быть на английском или двуязычной, но должна соответствовать данным в файле XML.

Сколько кодов QR должно быть на фактуре?

На онлайн-фактуре один код, он содержит номер KSeF и позволяет проверить документ. На фактуре из режима offline24 до её отправки в KSeF два кода: один помечен OFFLINE и даёт доступ к фактуре, второй помечен CERTYFIKAT и служит для проверки личности выставителя, для него нужен certyfikat KSeF typu 2.

Обязан ли покупатель принимать фактуру из KSeF?

Акцепт получателя не требуется, фактура действительна с момента присвоения номера KSeF. Получать фактуры из KSeF обязаны все налогоплательщики с 1 февраля 2026 года, даже те, кто сам ещё пользовался переходным послаблением на выставление.

Сколько хранятся фактуры и нужно ли их архивировать самому?

Faktury ustrukturyzowane хранятся в KSeF 10 лет, считая от конца года, в котором они были выставлены (art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT). Если срок хранения истечёт раньше срока давности налогового обязательства, налогоплательщик хранит фактуры вне KSeF до истечения срока давности (ust. 2).

Можно ли выставить фактуру offline в бесплатном приложении Минфина?

Нет. В Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 фактуры выставляются только в режиме online, хотя приложение даёт доступ к фактурам, выставленным в режиме offline и затем переданным в KSeF. Если офлайновый режим для вас реальный сценарий, инструмент под него надо подобрать заранее.

Чек-лист до 31 декабря 2026

• Учесть, что с 1 января 2027 года послабления art. 145m нет независимо от оборота.
• Войти в KSeF и убедиться, что доступ работает. Для JDG право владельца присвоено автоматически, ZAW-FA не нужен.
• Скачать certyfikat KSeF: typ 1 для входа, typ 2 для кодов на офлайновых фактурах.
• Выбрать инструмент: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, мобильное приложение, e-mikrofirma в e-Urzędzie Skarbowym или коммерческая программа с интеграцией по API.
• Выдать права бухгалтеру или бюро через функцию Nadaj uprawnienie, при необходимости на целый субъект, а не на каждого сотрудника.
• Прогнать тестовое выставление в среде Demo и убрать из производственной конфигурации тестовые ключи, сертификаты и токены.
• Если есть kasa rejestrująca: перестроить процесс выставления фактур, потому что art. 145n заканчивается, а art. 111 ust. 3a pkt 1 меняет редакцию.
• Если нужны фактуры с приложением: подать zgłoszenie Szefowi KAS через e-Urząd Skarbowy и дождаться подтверждения.
• Договориться, кто и откуда берёт номер KSeF для платежей, начиная с платежей с 1 января 2027 года.
• Записать себе три срока досылки: следующий рабочий день, 7 рабочих дней после аварии из BIP, и отсутствие досылки при аварии, объявленной в СМИ.
• Спорные ситуации обсудить с бухгалтером или уточнить в urzędzie skarbowym, не откладывая до января.

Источники

• Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT (ввела KSeF), текст на eli.gov.pl
• Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT (сроки и переходные правила)
• Минфин: правовые основы KSeF 2.0 и ключевые даты
• Минфин: режим offline и недоступность KSeF, сроки досылки
• Минфин: правила для продаж до 10 000 zl в месяц
• Минфин: как получить доступ к KSeF, пошагово для JDG